TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 24.5.2018

1

Rekisterinpitäjä

Puhevakka Tmi
Maritta Siikanen
Y 1366523-9
Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa

2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Maritta Siikanen
Teknobulevardi 3-5, Vantaa
puhevakka@puhevakka.inet.fi

3

Rekisterin nimi
Puhevakka Tmi, asiakasrekisteri

4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan palvelujen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen terveydenhuollon työntekijän velvoitteeseen ylläpitää asiakasrekisteriä.

5

Rekisterin sisältö

Rekisteröidystä tallennetaan rekisteriin henkilötunnus, osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot sekä laillisen edustajan tiedot. Lisäksi rekisterissä on potilaan hoidon suunnittelun ja järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot kuten terapiasopimukset, hoitomerkinnät, lausunnot, lääkärinläusunnot, mahdollisten muiden terapeuttien lausunnot ja tutkimustulokset, kuntoutuspäätökset, lääkitystä koskevat tiedot, testilomakkeet ja videomateriaali.

6

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää ydinosia asiakkaan terveys- ja sairaushistoriasta ja hoitojaksokohtaisia asiakirjoja 12 vuotta asiakkaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta asiakkaan syntymästä. Jäljennökset toisten terveydenhuollon yksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä. Hoidon kannalta tarpeelliseksi katsottuja puheterapian äänitteitä säilytetään 12 vuotta niiden tekemisestä, teknisesti epäonnistunut aineisto häviteään välittömästi. Paperimuotoiset tiedonkeruulomakkeet voidaan hävittää heti, kun niiden tiedot on siirretty sähköiseen potilastietojärjestelmään tai niiden käyttötarkoitus on saavutettu.

7

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan tutkimuksen ja terapian yhteydessä saatujen tietojen lisäksi ensisijaisesti seuraavista tietolähteistä: potilas tai potilaan lailliset edustajat sekä kuntoutukseen lähettävä tai sen kustantava taho tai asiakkaan suostumuksella muu yhteistyötaho kuten asiakkaan opettaja tai omahoitaja.

8

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Palvelusta tehty kirjallinen palaute luovutetaan asiakkaalle tai asiakkaan lailliselle edustajalle sekä kuntoutuksen lähettävälle ja kustantavalle taholle. Palaute voidaan asiakkaan kirjallisella luvalla toimittaa myös muulle yhteistyötaholle kuten esim. koulu, päiväkoti, muu hoitoyksikkö tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö. Henkilöllisyys tarkistetaan tietoja luovutettaessa.

9

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa lukitussa toimistotilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Yritys käyttää Diarium potilastietojärjestelmää, joka on GDPR -asetuksen mukainen. Muu sähköisessä muodossa oleva materiaali on tallennettu salasanalla suojattuun, virussuojattuun tietokoneeseen. Varmuuskopiot säilytetään irtokovalevyllä lukitussa kaapissa.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

11

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

12

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksensa yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.


13

Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröity voi antaa Rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

14

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

14.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tarkistus on asiakkaalle kerran vuodessa maksuton, minkä jälkeen siitä veloitetaan 40 euron korvaus.

14.2 Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista kohdan 15 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

14.3 Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

14.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaan. Korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

14.6 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14.7 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

15

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.